ساختار باید منعکس کننده اهداف و طرح ها باشد . زیرا تمامی فعالیت ها ناشی از آنها هستند.
ساختار باید نشان دهنده اقتدار موجود در مدیریت یک سازمان باشد .
ساختار سازمان همانند هر طرح دیگر باید نمایانگر محیطش باشد.
ساختار سازمان باید متناسب با مقتضیات و شرایط موجود سازمان باشد .(ممی زاده و دیگران ، ۱۳۸۴، ۸۳)
از آنجایی که سازمان متشکل از افراد گوناگون است ، لذا در گروه بندی فعالیت ها و برقراری روابط قدرت در یک ساختار سازمان باید مسائل فرهنگی آنها در نظر گرفته شود . البته این بدان معنی نیست که ساختار به جای توجه به فعالیت های مربوط به اهداف سازمانی بر اساس سلیقه افراد طراحی می شود بلکه منظور کسب شناخت در مورد افراد مختلفی است که جذب سازمان می شوند .
منظور از ساختار مناسب سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای است که تحقق هدف های سازمان میسر گردد . نخست ساختار باید نیروی کار موجود را بر حسب وظیفه هایی که باید انجام دهند تقسیم کند . دوم ساختار باید وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب . هماهنگ کند که بازده مورد نظر بدست آید.(مورهد ، ۱۳۷۹ ،۳۳۸)
۱-۴-۲- تعریف ساختار[۱]:
رابینز به نقل از الوانی و دیگران ساختار را اینگونه تعریف می کند : « ساختار سازمانی تصریح می کند که وظایف ، چگونه تخصیص داده شوند ، چه شخصی ، به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند؟» در ادامه ساختار را به عنوان یکی از اجزاء سازمان ، که از عنصر پیچیدگی ، رسمیت و تمرکز تشکیل شده توصیف می نماید .» ( رابینز ، ۱۳۸۴،۲۲)
« ساختارهای سازمانی ، کالبدی است که در آن جلوه ای از موارد زیر تعیین می گردد:
تعیین کننده ی حوزه های اساسی یک سازمان
تعیین کننده ی مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها
تعیین کننده ی مدیریت اساسی در هر یک از حوزه ها
تعیین کننده ی مأموریت های کلی هر یک از واحدهای اساسی
ارائه دهنده تصویری از نظام ارتباطی و مراکز تصمیم گیری
زیر بنای نمودار سازمانی
تفاوت بنیادی « ساختار سازمانی » با « نمودار تشکیلاتی » در این است که در ساختار به چگونگی تجزیه کلان یک سازمان و ترکیب مدیریت اساسی در کل پرداخته می شود ولی در نمودار تشکیلاتی ، کلیه ی اجزاء تشکیل دهنده ی هر مدیریت مشخص می گردد . هر سازمان پویایی ، دائمأ در مورد نقش ها و اهداف خود در جستجو و کنکاش است و در جهت حفظ ، بقاء یا توسعه ی خود تلاش می کند .(فقهی فرهمند ، ۱۳۸۱،۲۱۹)
ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود . نمودار سازمانی یک نماد قابل رؤیت ؛ از کل فعالیت ها و فرآیندهای سازمان است . در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می شود ، که اینک به آنها می پردازیم .
جزییات بیشتر درباره این پایان نامه :
دانلود پایان نامه بررسی تاثیر ساختار سازمانی بر استقرار مدیریت دانش در سازمان
ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارشگری در سازمان است و نشان دهنده ی سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه ی کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می کند.
ساختار سازمانی در برگیرنده ی طرح سیستم هایی می شود که بوسیله ی آنها فعالیت های همه ی دوایر هماهنگ و یکپارچه می گردد و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر ( در سازمان ) تضمین خواهد شد .(دفت ، ۱۳۸۱،۲۱۱)
ساختار سازمان را می توان مجموعه راه هایی دانست که طی آنها فعالیت های سازمان به وظیفه های شناخته شده تقسیم و میان این وظیفه ها هماهنگی تأمین می شود . ( مینتز برگ، ۱۳۷۱،۳)
« ساختار سازمانی یا طراحی سازمان ، حاصل فرآیند سازماندهی است و عبارتست از سیستم روابطی که به طور رسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده است و حاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند .» ( رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۷)
« ساختار سازمانی تجلی تفکر سیستمی است . سازمان مرکب از عناصر ، روابط بین عناصر و ساختار روابط به عنوان یک کلیت است که یک واحد را تشکیل می دهد .CHECK ( Land ) (به نقل از منبع اینترنتی measuring business excellence,jan 2003 ابعاد ساختاری در سازمان های دانش محور ، ترجمه مهشید فروهی )
به گفته بانگ (۱۹۷۹) ساختار ، ترکیب اعلی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمانی را شکل می دهد .( همان منبع از ترجمه ی ابعاد ساختاری در سازمانهای دانش محور ترجمه مهشید فروهی )
ساختار سازمانی به کارگیری منابع و فعالیت های افراد را باید به گونه ای با هم ترکیب و هماهنگ کند که دو یا چند برابر شدن را حاصل شود .
ساخنار سازمانی متشکل از وظیفه ، گزارش دهی ، رابطه و اختیارات است که امور سازمان در محدوده آن انجام می گیرند . بنابراین ساختار مبین تشکل و تخصص فعالیت های سازمان می باشد . منظور از ساختار سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای است که تحقق هدف های سازمان میسر گردد. فرض بر این است که از طریق کوشش سازمان یافته ( یعنی کار کردن دسته جمعی افراد ) در مقایسه با انجام کار انفرادی موفقیت بیشتری کسب می گردد .در مورد ساختار باید دو نکته را یادآوری کرد :
نخست ) ساختار باید نیروی کار موجود را برحسب وظیفه هایی که باید انجام دهند تقسیم کند .
دوم ) ساختار باید وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب و هماهنگ کند که بازده مورد نظر بدست آید.(گریفین ، ۱۳۷۶،۸۳)
در تعریفی دیگر ساختار سازمانی عبارتست از گماریدن و انتصاب افراد ، در نقاط مختلف نمودار سازمانی ، در پست های اجتماعی ، پست هایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می گذارند.( هال ، ۱۳۷۶،۸۳ )
با بررسی و جمع بندی تعاریف ذکر شده به این نتیجه می رسیم که در تعریف ساختار سازمانی ، با دو شرط اصلی مواجهیم که تقریبأ در همه تعاریف مشترک می باشد و آن دو شرط پایه ای عبارتند از :
۲-۴-۲- تقسیم کار میان وظیفه های گوناگون :
هماهنگ کردن این وظیفه ها به گونه ای که امکان انجام گرفتن کار را فراهم کند . هنری مینتز برگ ، برای هماهنگی میان فعالیت ها پنج نوع مکانیسم هماهنگی را بر شمارد که سازمانها از راه این مکانیزم فعالیت های خود را هماهنگ می کنند این مکانیزم ها عبارتند از : سازگاری رویارویی ، سرپرستی مستقیم ، استاندارد کردن بازده و استاندارد کردن مهارتهای شغل.
در مکانیزم سازگاری رویارویی هماهنگی کارها با پیمودن فرآیند ساده ارتباطات غیررسمی تأمین می شود . در سرپرستی مستقیم ، وظیفه هماهنگی کارهای دیگران به یک نفر واگذار می شود که از راه صدور دستورها و نظارت بر عملیات این وظیفه را انجام می دهد . بازده کار زمانی استاندارد می شود که اندازه های فرآورده یا خدمات مشخص باشند . و نهایتأ مهارتها و دانش ها زمانی استاندارد می شوند که آموزش مورد نیاز برای انجام یافتن کار روشن باشد.(مینتز برگ ، ۱۳۷۱،۸-۳)
۳-۴-۲- ساختارهای بلند و مسطح[۲] :
واژه های تخت و بلند ، در تجزیه و تحلیل سازمانی برای تبیین الگوی کلی حیطه کنترل و سطوح مدیریت به کار می رود . در اصول کلاسیک ، حیطه کنترل در ارتباط با تعداد زیردستانی است .که یک مدیر کی تواند به طور مؤثر اداره کند . لذا مفهوم تخت و بلند بیشتر مربوط به ترتیبات ساختارهای عمودی برای کل سازمان است . حیطه کنترل در مقایسه با ساختارهای بلند و مسطح مانند تفویض اختیار است در مقابل عدم تمرکز .
بلندی ساختار سازمانی با حیطه نظارت نسبت معکوس دارد ، هر چه حیطه نظارت محدودتر باشد ، ساختار سازمانی بلندتر خواهد بود و هر چه حیطه نظارت گسترده تر باشد ، مدیر مجبور به تفویض اختیار بیشتری است و امکان تمرکز از مدیر سلب می شود .
سنجش بلندی و کوتاهی ساختار سازمانی نسبتأ آسان است ، به طور کلی مطالعات نشان می دهد هر چه سازمان از نظر اندازه رشد می یابد ، ساخت آن بلندتر می گردد ، و از طرفی رضایت از شغل و دقت عملکرد ، با بلندی ساختار سازمانی نسبت عکس دارد . بدین ترتیب که :
افزایش توانایی های مدیران ، منجر به ساخت تخت تر می شود .
هنگانی که مدیران کارکنان را نادان ، تنبل و غیرقابل اعتماد بدانند ، ساختار بلند انتخاب خواهد شد.
هنگامی که بیشتر مدیران برای کسب قدرت می کوشند ساختار سازمانی بلند می شود .(جزوه ی درسی استاد غمخوار ۲۳-۲۲ ، دانشکده مدیریت دانشگاه آزاد اسلامی تهران مرکز )
ساختار بلند حیطه کنترل خیلی کوچک و باریک دارد در حالیکه ساختارهای تخت حیطه کنترل وسیع و زیادی دارند . در ساختارهای بلند تعداد مرئوسین هر مدیر محدود می باشد ، لذا اعمال کنترل ها شدید و مقررات خشک ممکن می گردد . مزایا و معایبی برای هر دو ساختار بلند و تخت وجود دارد . بلند و مسطح بودن فقط مفاهیم نسبی هستند . هر دو ساختار بلند و تخت می توانند تعداد پرسنل یکسانی داشته باشند . ساختارهای بلند سطوح بیشتر از مدیریت را دارا هستند و ساختارهای مسطح سطوج کمتری را . مزیت ساختار بلند تسهیل کنترل دقیق بر روی مرئوسین می باشد . ماهیت متفاوت ساختارهای مسطح می گوید که مدیران مافوق نمی توانند احتمالأ کنترل دقیقی برروی مرئوسین اعمال کنند . بنابراین مجبور می شوند که یک میزان مشخصی از کارها را تفویض کنند . ( Luthans ،۱۹۹۲،۵۲۷)
۴-۴-۲- ساختارهای چند گانه :
تحقیقات بسیار زیادی که درباره ساختار سازمانی انجام شده ، که نتوانیم ساختار منحصر به فردی را برای یک سازمان ارائه کنیم .(به عنوان مثال تحقیقات برنز و استاکر ، امری و تریست و…) بخشها ، واحدها و دوایر سازمانی دارای ساختارهای متفاوتی هستند . همچنین با توجه به سلسله مراتب اختیارات سازمانی ، ساختارهای متفاوتی را مشاهده می کنیم . برای مثال در واحد پذیرش بیمارستان ، قوانین و مقرراتی مشخص اعلان شده است که همه افراد می توانند با اجرای آن دسته از مقررات پذیرفته شوند وبرای کارکنان بخش مزبور هم مقررات مشخص است . ولی در واحد دیگری از همین بیمارستان که بیمار دوره ی نقاهت را می گذراند ، قوانین و مقررات چندان دقیقی وجود ندارد .(هال ، ۱۳۷۶،۸۴) یا همچنین در درون یک سازمان ممکن است واحد R&D از ساختارهایی با رسمیت کمتر استفاده نماید مثل واحدهای دیگری مانند خطوط تولید از قوانین و مقررات بیشتری استفاده نمایند .
۵-۴-۲- شکل ساختار بوروکراتیک :
ساختار سازمانی دارای شکل های گوناگونی است . در این زمینه به ادبیات کلاسیک توجه می کنیم . اساس و پایه کارهایی که بر روی ساختار انجام شده است براساس کارهای وبر (۱۹۴۷) قرار دارد . لذا ما در اینجا به بررسی ساختار سازمانی بوروکراتیک اشاره ای خواهیم کرد :
بهترین توصیف از ساختار سازمانی مکانیک ، توسط وبر به عمل آمده است و متأسفانه ، واژه ی بوروکراسی با نوعی از احساسات منفی همراه بوده و بسیاری از مردم بوروکراسی را به معنای عدم کارایی و کاغذ بازی و تشریفات اداری می دانند ، در صورتی که هیچ یک از این تعابیر معنای اصیل این واژه نیست . به نظر وبر بوروکراسی یک مفهوم اجتماعی بوده که اشاره به اجتماع عقلایی از فعالیت های سازمان یافته دارد.
وبر در تلاش برای ایجاد تئوری خود عقیده داشت سه نوع اختیار وجود دارد.
فرهمند ، (کاریزماتیک) یعنی ظهور یک رهبر خارق العاده
سنت ، مانند اختیار رئیس قبیله
اختیار عقلایی/ قانونی کارآترین شکل اختیار است و به همین دلیل مبنای اصلی بوروکراسی را تشکیل می دهدو توصیف وبر از بوروکراسی ، به عنوان یک توصیف از شکل ایده آل ساختار سازمانی مورد توجه است . کارایی و عقلایی بودن خواص عمده شکل ایده آل بوروکراسی بنابراین هر سازمان وسیعی که به منظور انجام امور اداری از طریق تنظیم و هماهنگی وظایف افراد کثیری طراحی گردد ، بوروکراسی نام دارد .
طبق نظریه وبر ، شش اصل برای سیستم های بوروکراسی ، ارائه شده است :
اصل ثابت بودن و رسمی بودن دامنه اختیار که عمومأ بوسیله مقررات ، به عبارت دیگر بوسیله قوانین یا دستورالعملهای اداری مقرر می شوند.
اصل سلسله مراتب اداری و درجه بندی سطوح اختیار ، یعنی ایجاد سیستم بالا دست – زیردست که در آن ، ادارات بالاتر بر ادارات پائین تر نظارت می کنند.
مدیریت مبتنی بر اسناد مکتوب (بایگانی ) که به عنوان سابقه بایگانی می شوند ، می باشد. مجموعه ی مقامات اداری و پرونده ها ، تشکیل یک دفتر یا اداره را میدهند و … . به طور کلی بوروکراسی فعالیت های رسمی را به عنوان اقداماتی شاخص و برجسته از قلمرو زندگی خصوصی جدا می کند .
عملیات از طریق سیستم منسجم، متشکل از قواعد صریح و مطلق ، همراه با دستورالعمل های مربوط به موارد کاربرد این قوانین کنترل می شوند . سیستم قواعد و استانداردها به منظور کسب اطمینان از یکسانی و هم نواختی انجام هر وظیفه ، بدون توجه به تعداد مسئولین و با ایجاد هماهنگی میان وظایف گوناگون طراحی می شوند .
اشتغال در سازمان های بوروکراتیک بر اساس صلاحیت فنی انجام می پذیرد و در برابر اخراج خودسرانه مورد حمایت قرار می گیرد و از سوی دیگر اشتغال خود ، حرفه ای ایجاد می نماید و موجب به وجود آمدن یک سیستم ترفیع براساس ارشدیت یا پیشرفت و یا هر دو با هم می شود .
سازمان های اداری از نوع بوروکراتیک محض (ناب) قابلیت حصول به بالاترین میزان کارایی را دارا می باشند .
ازنظر وبر نتیجه ای که از ویژگی های گوناگون بوروکراسی انتظار می رود همان برتری اداری می باشد.(اون هیوز ، ۱۳۷۷،۴۲-۴۱)
در بوروکراسی ، فعالیت کارآمد هر کارمند ، مستلزم دارا بودن مهارتهای لازم و کاربر خردمندانه و فعالانه این مهارتها است اما از سوی دیگر برای اینکه یک سازمان به طور کارآمد عمل نماید به چیری بیش از این نیازمند است : هریک از اعضاء سازمان باید برای انجام وظایف خویش دارای تخصص و مهارت باشند و این خود هدف ایجاد تخصص و اشتغال بر اساس صلاحیت های فنی به شمار می رود و غالبأ به وسیله ی آزمون های عینی تعیین می شود . اما از سوء گیری های تخصصی ، متخصصین را نیز از اتخاذ تصمیم های خردامندانه باز می دارد و از این روست که در سازمان بوروکراتیک تأکید بر بی طرفی به معنای حذف سوء گیری ها می باشند . نکته حائز اهمیت در زمینه مدل بوروکراسی این است که وبر بوروکراسی را تحت عنوان نوع مطلوب سازمان مورد بررسی قرار می دهد . نوع مطلوب بیانگر همه بوروکراسی های مطلوب نمی باشد بلکه این نوع ناب و خالص ، حاصل تجرید غالب جنبه های بوروکراتیک سازمانها ، شناخته شده است و از آنجایی که بوروکراتیزه شدن امور هرگز به طور کامل تحقق نمی پذیرد بنابراین هیچ سازمان تجربی با این ساخت علمی که از طریق ادراک حاصل شده است دقیقأ منطبق نمی باشد .(بیان ، ۱۳۷۲،۴۰۳) در ادامه بحث نارسائی ها و مشکلات بوروکراسی اشاره می گردد:
وبر بورورکراسی را به شکل آرمانی اداره امور می دانست ولی در عمل این شکل آرمانی سبب رکود ، فقدان نوآوری ، تشریفات زائد ، پرورش انسانهای متوسط و نهایتأ عدم کارایی که مشخصه بخش دولتی است گردید .
نظریه بوروکراسی وبر دارای دو مشکل ویژه بود :
اول آنکه رابطه بین بوروکراسی و دموکراسی دچار تعارض اجتناب ناپذیر گردیده بود . که این امر ناشی از عقلایی بودن ، پنهان کاری و خشکی سلسله مراتب رسمی نهفته در ذات بوروکراسی است .
دوم آنکه برتری فنی که وبر برای بوروکراسی قایل بود و آن را بالاتر از کلیه فرآیندهای سازمانی می دانست ، امروزه با تردید مواجه است و مورد تأیید صاحب نظران نمی باشد .( اون هیوز ، ۱۳۷۷،۶۴-۶۰)
در سازمان بوروکراسی بندرت کار معنی داری صورت می پذیرد . عملکرد سازمان مثل یک صفحه شکسته گرامافون است ، یک جمله را بارها تکرار می کنند ، سمت گیری برای کسب نتیجه وجود ندارد . انگیزه برای تغییر و کارگروهی وجود ندارد . مکاتبه و مکتوب نمودن نامه در سازمان بوروکراسی یعنی هدر دادن وقت و هزینه ها سازمان بوروکراسی در هم ریخته و بی نظم است . هیچکس اطلاع کاملی از آنچه باید انجام شود ، ندارد . هر کس به بخش کوچکی از اطلاعات مورد نیاز دسترسی دارد و ایت ارباب رجوع است که موظف است این اطلاعات پراکنده را کنار هم بچیند.
بوروکراسی های که انجام تغییر در آن ها مشکل است ، ممکن اسن از مرکز پوسیده بوده و در مرکز ورشکستگی قرار داشته باشند . هر تغییر ناگهانی آنها را به باد فنا می دهد . بوروکراسی های که مجبور به تجدید سازمان می گردند در اغلب موارد در تلاش انجام این امر نابود می شوند. یک کامپیوتر جدید ممکن است یک سیستم بوروکراسی را به پیچ و تاب اندازد .(ایساک دیزس ، ۱۳۸۱،۹۰-۸۶)
مرتن (۱۹۴۰) توجه خود را به سوی نارسایی یادگیری سازمانی معطوف می سازد . به نظر این محقق اعضای سازمان واکنش به موقعیت هایی که در آنها پاسخ به شرایط مشابه مناسب به نظر می رسد هر چند متضمن عواقبی نامطلوب و ناخواسته برای سازمان باشد ، تعمیم می دهند . در اینجا منظور از شخصیت ادامه نسبتأ پایداری میان برخی محرکها و و اکنشهای مکرر مشخص نسبت به آنهاست.
مرتن معتقد است رأس سازمان در صدد قابل اطمینان ساختن رفتارها و تحت کنترل درآوردن و تحت کنترل درآوردن و تحت کنترل نگه داشتن سازمان هستند که عواقبی را به شرح زیر به دنبال می آورد :
کاهش روابط شخصی میان اعضای سازمان
افزایش جذب مقررات توسط اعضا و حاکم شدن روابط خشک و بی روح میان آنان
کاهش جستجوگری برای یافتن راه کارهای مؤثر
عوامل سه گانه موجب سلب انعطاف رفتارهای طبیعی آدمها می شوند .(رحمان سرشت ، ۱۳۷۷،۷۸-۷۲)
۶-۴-۲- ساختارهای مکانیک و ارگانیک :
تام برنز و جی .ام.استاکر بیست شرکت صنعتی انگلیسی و اسکاتلندی را مور د بررسی قرار دادند تا مشخص نمایند ، چگونه ساختار و فعالیت های مدیریتی چنین ساختارهایی ، ممکن است براساس شرایط محیطی مختلف ، متفاوت باشند . آنچه آنها دریافتند نوعی ساختار بود که در محیط های دارای تغییرات پی در پی وجود داشته و نسبت به ساختاری که سازمان ها در یک محیط باثبات انتخاب می کنند کاملأ متفاوت بود . برنز و استاکر ، دو نوع ساختار را به ترتیب تحت عنوان ساختارهای ارگانیک و مکانیک نامگذاری کردند.
